Kotters 8-stegsmodell

Att arbeta utifrån analys av företagets nulägessituation och en förändringsmodell kan strukturera och underlätta arbetet och riktningen framåt.

Harvardprofessorn Dr John P Kotter är en av världens främsta inom organisationsförändring. Redan 1996 skrev han boken ”Leading Change” och några år senare uppföljaren ”The heart of change”. Han beskriver de åtta stegen för att nå en önskvärd förändring och hur viktigt det är att involvera människorna i förändringsarbetet. Förändring drivs av ett känslomässigt engagemang snarare än logiska analyser och beräkningar och hur viktigt det är att en förändring förankras inom ledarskapet

I varje steg i modellen beskrivs vad som behöver göras för att fortsätta i rätt riktning framåt men också vilka vanliga misstag som görs i många förändringsprocesser. Den röda tråden genom de åtta stegen är vikten att skapa en känsla av brådska genom hela processen. Känslan av brådska håller momentum vid liv.

De åtta stegen leder organisationen genom tre huvudsakliga faser av en förändringsprocess.

Steg 1: Etablera en känsla av angelägenhet
Ofta tillåts en självtillräcklighet – ”vi är bra som vi är” – när man påbörjar en förändring. Därför behöver hela organisationen vara engagerad och engagemanget skapas genom att få varje individ att förstå vikten och behovet av att genomföra förändringen. Ta fram aspekter genom att:

• Undersöka marknad- och konkurrensförhållanden
• Lyfta fram hot och möjligheter

Steg 2: Bilda en stark koalition
För att lyckas gäller det att få med inflytelserika och omtyckta personer inom företaget i förändringsarbetet. Vi som människor agerar gärna på likande sätt som de personer som vi ser upp till. Det är väldigt ovanligt att solospel får gynnsamma förändringseffekter.

• Sätt samman en grupp som har förändringmandat
• Få gruppen att arbeta som ett team

Steg 3: Utveckla en vision och strategi
Ett initiativ till en förändring kan vara svår att förstå och ta till sig. Betydelsen av en vision underskattas ofta och då missar man att utnyttja de som har engagemang och drivkraft i förändringsarbetet. Därför behöver man:

• Utveckla en målande vision som är lätt att förstå och som visar företagets övergripande mål
• Utveckla strategi som konkretiserar möjligheterna att nå fram till visionen

Steg 4: Kommunicera för att skapa engagemang
En bra och omfattande kommunikation har en betydande inverkan på framgångsrik förändring. Bristande kommunikation av visionen försvårar att hålla förändringsarbetet vid liv. För att den tänkta förändringen ska få fotfäste behöver man:

• Upprepade gånger, vid alla tillfällen som ges, kommunicera visionen och strategin till företagets medarbetare.

• Se till att styrgruppen av organisationens ledare och medarbetare inte bara pratar vision utan även agerar och fattar beslut som tydligt bygger på visionen.

Steg 5: Ta bort hinder för medarbetare att agera
Kotter betonar att det är i de fyra första stegen som initiativet och engagemanget för förändringen stärks. Det är också viktigt att identifiera vad som kan hindra och minska möjligheterna att förändringen lyckas. Man tar till sig visionen men förlamas av strukturella hinder som exempelvis förlegade tankemönster, tid och rätt kompetenser eller motstånd inom organisationen. Därför behövs:

• Avskaffa hinder genom att förvandla dem till stöd och möjligheter till deltagande och engagemang.
• Uppmuntra till risktagande och icke-traditionella aktiviteter.

Steg 6: Sätt upp kortvariga mål som skapar kortsiktiga segrar
Många organisationer missar att visa och kommunicera förändringsresultaten efter hand som de uppstår. Att nå en stor förändring kan ta lång tid och är ofta påfrestande. Genom att dela upp de långsiktiga målen i mindre, kortsiktiga mål och segrar gör det enklare att påvisa fördelarna med förändringarna och det håller motivationen uppe för att för fortsätta i sin riktning framåt. Vinster inom ett år och därefter inom ett halvt år påvisar att ”vi är på rätt väg”.

• Planera och synliggör framsteg tidigt i processen.
• Synliggör och belöna dem som åstadkommer snabba förändringar.

Steg 7: Håll i och bygg vidare
Kotter hävdar att många förändringsprojekt fallerar eftersom segern tas ut i förskott. Effekten kan bli att alla äntligen känner att de kan pusta ut och helt plötsligt har förändringstakten tappat fart. Man misslyckas med att förankra förändringsarbetet tillräckligt hårt i organisationskulturen. Därför bör man se till att glädjen och engagemanget från varje delseger används för att jobba vidare i förändringsprocessen. Det är viktigt att:

• Utvärdera arbetet vid varje delmål, vad som görs rätt och vad som kan förbättras.
• Utnyttja trovärdigheten som följer på snabba förändringar.
• Fortsätt att kommunicera för att inte förlora riktningen.
• Rekrytera, befordra och utveckla människor som kan implementera visionen.
• Att ständigt vitalisera förändringsarbetet genom nya projekt, teman och aktörer.

Steg 8: Förankra nya sätt att arbeta på och förändringar i kulturen
Ingen förändring är garanterad att finnas kvar. Sista steget handlar om att jobba för att förändringen blir en av företagets kultur. Prata om framstegen som har gjorts och då och då återvända till projektet för att kontrollera hur väl förändringen har blivit en del av kulturen. Här ligger ansvaret främst hos organisationens ledare och chefer. Det är viktigt att:

• Prata om vision och förändringsarbete vid rekrytering.
• Formulera kopplingen mellan beteende och organisationens framgång.
• Skapa bättre resultat genom kund- och produktivitetsorienterat beteende.
• Utveckla medel i syfte att säkerställa ledarskapsutveckling och chefsstöd.